Edición 11, julio-diciembre 2024
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
MBA. Eduardo Pereira
Profesor
contenidista Universidad San Marcos Costa Rica
DOI: https://doi.org/10.64183/c3nzc217
RESUMEN
La administración de
recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades
humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes
del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en
que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su
funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que
cuenta.
Palabras clave:
Administración, Recursos Humanos, Gestión del talento humano, Gestión de
Recursos Humanos.
Recibido: Abril, 2024.
Aceptado: Mayo, 2024
Received: April, 2024. Accepted: May, 2024
HUMAN RESOURCES
MANAGEMENT
ABSTRACT
One of the tasks of human resource management is to provide the human
capabilities required by an organization and to develop the skills and
aptitudes of the individual to be as satisfactory to themselves and to the
community in which they operate. It should not be forgotten that organizations
depend primarily on the human element they have for their functioning and
development.
Keywords: Administration, Human Resources, Human
Talent Management, Human Resources Management.
Concepto de
Administración de Recursos Humanos
La administración de recursos humanos consiste en la
planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control
de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal.
Importancia
La administración de recursos humanos tiene como una
de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una
organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo
más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se
debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su
evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta.
Solo las organizaciones que logran su supervivencia
dentro del entorno que les toca competir y obtienen el fin último que es la
satisfacción del cliente; son aquellas que pueden crear ventajas competitivas
sostenibles y especialmente aquella ventaja que es difícilmente copiable por
sus competidores: contar con un talento humano con las competencias requeridas
para enfocarse al logro de los objetivos planteados por las distintas áreas
claves de la organización.
Una organización que quiere ser competitiva no puede
desconocer ni negar la importancia de la eficiencia de las personas que actúan
en la organización para lograr el éxito. Y todos los directivos de las
distintas áreas tienen que comprender las cuestiones relativas a la gestión de
los recursos humanos; ninguno puede desconocer qué es lo que motiva a sus
empleados, qué expectativas tienen de su trabajo, cuáles son los requerimientos
de capacitación y qué competencias tienen que cubrir, entre otras cuestiones.
Los departamentos de recursos humanos en la actualidad
son más dinámicos, además de contribuir al objetivo de incrementar la ventaja
competitiva de la organización, también deben cubrir objetivos de carácter
social, funcional y personal.
Entre algunas de las funciones de la administración de
recursos humanos podemos destacar:
1.
Reclutar y
seleccionar al personal idóneo para cada puesto.
2.
Describir las
responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe
tener la persona que lo ocupe.
3.
Evaluar el
desempeño del personal.
4.
Capacitar y
desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del
mejoramiento de los conocimientos del personal.
5.
Brindar ayuda
psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre estos.
6.
Llevar el control
de beneficios de los empleados.
7.
Distribuir
políticas y procedimientos de recursos humanos.
8.
Desarrollar un
marco personal basado en competencias.
El estudio de la administración de recursos humanos
debe considerar al trabajador como un valioso elemento, el cual posee
conocimientos, aptitudes y actitudes para crecer y desarrollarse dentro de la
empresa, por lo cual el reclutamiento y la selección son una herramienta muy
valiosa para conocer.
La administración tradicional reforzaba una posición
disminuida del factor humano frente al ca- pital y la tecnología; es decir, era
más importante era el capital, la tecnología y otros bienes de ca- pital,
mientras los colaboradores quedaban en segundo plano. De ahí el surgimiento de
muy di- versas escuelas y muy variadas teorías. Todas ella encaminadas a asegurar
el servicio a los clientes o usuarios como la razón de ser de la empresa y la
participación de los colaboradores como único mecanismo de satisfacer estas
necesidades de los clientes, quienes cada día son más exigentes; así como
también asegurar el proceso de innovación, calidad y éxito de las
organizaciones.
En la actualidad puede afirmarse que existe un
ambiente favorable promovido por los mismos organismos financieros
internacionales, las agencias de desarrollo, los gobiernos, y los diferentes
elementos de la sociedad civil. Todos ellos concuerdan en la necesidad de
invertir en la gente como alternativa de desarrollo en lo general y como opción
de éxito en la búsqueda de ventajas competitivas a nivel de país, sector y
empresa.
Cada día cobran mayor importancia los recursos humanos
como colaboradores, como cliente o usuarios, como proveedores, así como público
en general, por lo que su aporte es revalorizado y traído a su correcta
dimensión en las organizaciones y empresas modernas.
Introducción a la Gestión de Recursos
Humanos
En la era de la información, en la cual estamos aprendiendo a vivir, los cambios que ocurren en las empresas no son solo estructurales, sino también culturales y de comportamiento, los cuales transforman la función de las personas que participan en ellos.
Además, estos cambios están ocurriendo en el área de
recursos humanos y provocan una profunda transformación de las características
del área. En este nuevo contexto estructural y cultural, los gerentes pasan a
asumir nuevas responsabilidades y, para cumplirlas, deben adquirir nuevas habilidades conceptuales y
técnicas. Además, los gerentes requieren desarrollar habilidades humanas para
tratar con sus equipos de trabajo.
Importancia y
evolución de los recursos humanos.
Con toda seguridad, la década de los años noventa ha
marcado, en todo el mundo, el preludio de un torbellino de cambios en la
gestión de los recursos humanos y en sus departamentos.
Para que las organizaciones no solo se limiten a
sobrevivir, sino que tengan éxito durante la próxima década, los departamentos
de recursos humanos tendrán que ser capaces de hacer frente a esta difícil
tarea con empuje y dinamismo.
Por
consiguiente, la creciente importancia de los recursos humanos se debe al nuevo
papel que se le asigna dentro de la
organización, para dar respuesta a los cambios experimentados en la sociedad en
general y el mundo laboral en particular.
A
esto se añade el reconocimiento de que a través de la gestión de los recursos
humanos se puede influir de manera determinante en los objetivos de la
organización.
Figura
1. Tendencias que repercuten
en la gestión de RRHH.
Fuente:
Elaboración propia. (2024)
Gerencia de
Recursos Humanos.
¿Por qué la
gerencia de recursos humanos es importante?
“Nuestra gente es nuestro activo más importante”.
Muchas organizaciones usan esta frase, o algo parecido, para reconocer la
importancia del rol que juegan los colaboradores en el éxito organizacional.
Lograr el éxito competitivo a través del personal
requiere un cambio fundamental en la manera que tienen los grandes gerentes de
ver a sus empleados y a su relación laboral con ellos. Esto implica trabajar
con el personal y a través de este y verlo como socio, no solo como costos que
se deben minimizar o evitar.
El hilo común de estas prácticas parece ser el
compromiso de mejorar los conocimientos, las destrezas y habilidades
(competencias) de los empleados de una organización, aumentar su motivación,
reducir la holgazanería en el trabajo y mejorar la retención de los empleados
de calidad, animando al mismo tiempo a los empleados que tienen desempeño pobre
a dejar la organización.
Existen prácticas que se deben realizar para
garantizar que la organización posea personal calificado que lleve a cabo el
trabajo que se requiere, actividades que forman parte del proceso de la
gerencia de recursos humanos.
Las prácticas de gerencia de recursos humanos de la
organización condujeron a em- presas a aumentar su valor de mercado, estas
prácticas son conocidas como “prácticas laborales de alto rendimiento”, tanto
individual como organizacional.
Políticas y Objetivos de Recursos
Humanos
La dirección de recursos humanos, por su parte, será
la responsable, en primer lugar, de definir la política de recursos humanos,
que se derivará de la política general de la empresa, y deberá respetar los
valores de la organización. Dentro del marco definido por esta política de
recursos humanos, los componentes de dirección elaboraran los programas de
actuación, y aplicaran las técnicas, que exijan las necesidades de sus clientes
(las unidades empresariales y las personas que conforman la organización).
Supongamos que en toda la empresa se ha formado en
cómo hacer correctamente las evaluaciones. Sin embargo, serán los mandos
quienes apliquen el sistema y, ¿qué ocurriría, si uno de estos mandos recibiese
a sus colaboradores sin haber preparado la entrevista de evaluación y con una
frase como bueno, ¿vamos a quitarnos este trámite de encima lo antes posible
para volver a las cosas importantes?
Seguramente el programa de evaluación del rendimiento
no tendría ningún éxito, precisamente porque quien lo tiene que aplicar no ha
seguido las líneas definidas en este y que se derivarán de la política general
de recursos humanos de la empresa.
Importancia y
características de las pequeñas empresas.
Una pequeña empresa es una entidad en la cual tanto la
producción como la gestión están concentradas en manos de una o dos personas,
responsables asimismo de las decisiones que se toman en la empresa. (OIT,
1982).
La principal importancia de las pequeñas empresas como
entidades productivas dentro de un entorno cambiante y competitivo radica en la
posibilidad de reducir los niveles de producción sin aumentar sus costos y por
sus propias características de desempeño, tamaño y montos de capital, han
podido, además desarrollar una gran capacidad de adaptación a los mercados.
El siguiente listado resume y completa las ventajas
que como por sus características presentan las pequeñas empresas:
a.
Son importantes
generadoras de puestos de trabajo, pues el número de estos por unidad de
inversión es mayor.
b.
Contribuyen a la
distribución regional del ingreso.
c.
Contribuyen al
desarrollo económico local y nacional.
d.
Son un elemento
importante de las cadenas de valor que dan competitividad sectorial a los
países.
e.
Constituyen punto
de partida y entrada a los mercados para nuevos emprendimientos y desarrollo de
nuevas empresas innovadoras.
f.
Asimilación y
adaptación de tecnología.
g.
Producción local y
de consumo básico.
h.
Contribuyen al
desarrollo regional (por su establecimiento en diversas regiones).
i.
Flexibilidad al
tamaño de mercado (aumento o disminución de su oferta cuando se hace
necesario).
j.
Fácil conocimiento
de empleados y trabajadores, facilitando resolver los problemas que se
presentan (por la baja ocupación del personal).
k.
La planeación y
organización no requiere de mucho capital.
l.
Mantiene una
unidad de mando permitiendo una adecuada vinculación entre las funciones
administrativas y operativas.
Las características inherentes a las pequeñas empresas
que le permiten presentar estas ventajas se pueden resumir en los siguientes
puntos:
a.
La flexibilidad;
no solo por la no utilización de equipo muy complejo y los pequeños montos de
capital que requiere su operación, sino también a la facilidad con la que
pueden adaptarse a una demanda cambiante y volátil, modificando el nivel de sus
pedidos, las especificaciones del producto y las condiciones de entrega.
b.
Cuentan con las
bases para actuar como proveedoras eficientes y competitivas de empresas
medianas y grandes. Así, la afiliación subordinada y la subcontratación son dos
de las fórmulas de trabajo más valiosas para las pequeñas empresas en un
entorno globalizado y competitivo.
No obstante, estas mismas características de las
pequeñas empresas y el tener que desempeñarse en entornos poco facilitadores
ponen en evidencia algunas desventajas de que le son inherentes y que hay que
considerar:
a.
Les afecta con
mayor facilidad los problemas en el entorno económico como la inflación y la
devaluación.
b.
Viven al día y no
pueden soportar períodos largos de crisis en los cuales disminuyen las ventas.
c.
Son más
vulnerables a la fiscalización y control gubernamental, siempre se encuentran
temerosas de las visitas de los inspectores.
d.
La falta de
recursos financieros las limita, ya que no tienen fácil acceso a las fuentes de
financiamiento.
e.
Tienen pocas o
nulas posibilidades de fusionarse o absorber a otras empresas; es muy difícil
que pasen al rango de medianas empresas.
f.
Mantienen una gran
tensión ocasiones los grandes de eliminar a estas empresas, por lo libre
competencia se limita o desaparece.
g.
Su administración
no es empírica y por lo general la llevan los propios dueños.
Importancia de la pequeña y mediana
empresa
La administración de las empresas ha entrado en una
nueva fase de su evolución. La complejidad, cada día en aumento, de las
actividades, de las operaciones, así como el ininterrumpido crecimiento de las
empresas, la competencia, etc., obliga a los hombres de negocios a entender
dónde están situados hoy y dónde estarán en un futuro cercano. La
administración en las empresas modernas pequeñas y medianas está dividida entre
los diversos agentes a los que van a darse atribuciones y funciones
especializadas, que deben articularse en un conjunto coherente.
Integra empresarios y promotores; administradores,
técnicos y especialistas, que ocupan las posiciones clave en la organización y
cuya acción se hace sentir en todas las áreas de la empresa. Históricamente, la
empresa pequeña y mediana ha ofrecido una alternativa para el proceso de la
industrialización. También reconocido que la pequeña y mediana empresa ofrece
una oportunidad para una continuada expansión del sistema económico del país.
Las pequeñas y medianas empresas existen en tres ramas
principales, estas son: la industria, la comercial, y la de servicios. Cada una
de estas ramas tiene características específicas que las identifican, pero
tienen un papel esencial en nuestra economía. Estamos plenamente convencidos
que la pequeña y mediana empresa tienen un papel esencial en el entorno
económico presente y futuro. Por ello es necesario evitar que fracasen este
tipo de organizaciones, esto puede ser mediante una adecuada administración, la
cual es imprescindible para una eficiente operación.
La pequeña industria, surgida años antes de que se
originara el capitalismo industrial, tenía como fuente creadora las necesidades
primarias del hombre como: el tallado de la piedra, el trabajo de los metales,
la manufactura de prendas de vestir y ornamentales, etc. Así, se formó no solo
como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo, sino también como
activador del desarrollo de las fuerzas productivas, y es básicamente la
industria de modestos recursos de donde se apoyó la Revolución Industrial y con
ello la tecnología que hoy desarrollan y fomentan las grandes empresas.
Es casi imposible predecir con exactitud los detalles
de la tendencia futura de estas empresas, sin embargo, existen indicios al
respecto:
a.
Aumento en la
especialización. Paralelo al avance tecnológico, ha aparecido la división del
trabajo en casi todas las actividades productivas.
b.
Tendencia hacia la
fusión. La mayoría de las empresas se califican como medianas y pequeñas. La
mayoría de estas comienzan a una escala relativamente modesta y experimentan
solo un crecimiento moderado; sin embargo, en nuestro medio se ha visto, aunque
en forma moderada, la "fusión".
c.
El cambio a
empleos burocráticos. El hombre ha
estado buscando siempre métodos para disminuir el volumen de trabajo que debe
realizar para hacer frente a las necesidades de su existencia. Las máquinas,
los equipos automáticos y la abundante energía mecánica han tomado a su cargo
gran parte del trabajo que el hombre acostumbraba a realizar por sí mismo, por
lo tanto, el número de trabajadores dedicados a trabajos directamente
productivos ha disminuido, mientras que el personal de oficina ha aumentado.
d.
Ascendiente
interdependencia. Al mismo nivel que el hombre se ha especializado más en sus
habilidades y esfuerzos productivos, se ha hecho más dependiente de los demás
para obtener bienes y servicios que requiere, por ejemplo: vestido, alimento,
servicio médico, etc.
Aunque la pequeña y mediana industria poseen una
posición importante en la generación de empleos en el país, se enfrentan a una
serie de problemas que obstaculizan su desarrollo. Esto determina condiciones
de desventaja en su competencia con las grandes empresas y, sobre todo, con
empresas transnacionales. Algunos de estos problemas son:
a.
Inflación. La
incidencia del proceso inflacionario, en el aumento de los precios y costos de
producción, ha provocado que las limitaciones de una pequeña producción
dificulten la absorción de los incrementos señalados.
b.
Administración.
Uno de los problemas de mayor importancia al que debe enfrentarse y resolver la
pequeña y mediana empresa es su incapacidad en la administración, ya que
cuentan con un administrador, que no sea especialista, sino un
"generalista".
La pequeña y mediana empresa tiene una importante
función que desempeñar; existen de manera predominante y en ocasiones casi
absoluta en los países subdesarrollados y coexisten con las grandes empresas
aun en los países más avanzados, por lo cual es necesario ir eliminando las
causas principales que frenan su desarrollo
El éxito de una empresa depende, en gran medida, de su
conocimiento de técnicas administrativas modernas y de su capacidad para
ponerlas en práctica.
La empresa y su entorno
Pierre Yves Barriere (año) define una pequeña o
mediana empresa como:
Aquellas en las cuales la propiedad del
capital se identifica con la dirección efectiva y responde a unos criterios
dimensionales ligados a unas características de conducta y poder económico.
Figura 2.
Tres rasgos merecen ser tenidos en cuenta a este respecto
Fuente: Elaboración propia. (2024)
Las
pequeñas empresas satélites tienen su función propia en cuatro aspectos
básicos:
1. Como suministradoras de materiales y piezas
(subcontratistas)
2. Como agencias de servicio para la gran empresa
3. Como agentes o distribuidoras
4. Como clientes que usan, más que distribuir, productos
de la gran empresa
La cuestión verdaderamente importante de los fracasos
empresariales estriba en saber qué es lo que los causan. Un gran paso hacia el
logro del éxito de la pequeña em presa
es conocer y comprender los motivos que el fracaso para poder evitarlos. Por la
práctica y la experiencia se cuenta con información acerca de las v causas de
la quiebra empresarial. A continuación, se menciona estas causas en nueve de
cada diez de las quiebras: negligencia, fraude, falta de experiencia
administrativa, experiencia desbalanceadas incompetencia de los gerentes
desastre.
Existen una serie de características que son comunes a
este tipo de empresas. A continuación, se citan algunas de las más
generalizadas características y son:
1.
Poca o ninguna
especialización en la administración. Esencialmente, la dirección en la pequeña
y en ocasiones en la mediana empresa se encuentra a cargo de una sola persona
que cuenta con muy pocos auxiliares y, en la mayoría de los casos, esta persona
no está capacitada para llevar a cabo esta función.
2.
Falta de acceso al
capital. Este es un problema que se presenta con mucha frecuencia en la pequeña
empresa, debido a dos causas principales: la ignorancia por parte del pequeño
empresario de la existencia de fuentes de financiamiento y la forma en que estas
operan. La segunda, la falta de conocimiento acerca de la mejor manera de
exponer la situación de su negocio y sus necesidades ante las posibles fuentes
financieras.
3.
Contacto personal
estrecho del director con quienes intervienen en la empresa. La facilidad con
que el director está en contacto directo, con sus subordinados, constituye un
aspecto muy positivo ya que facilita la comunicación.
4.
Posición poco
dominante en el mercado de consumo. Dada su magnitud, la pequeña y mediana
empresa considerada individualmente se limita a trabajar un mercado muy
reducido, por lo que sus operaciones no repercuten en forma importante en el
mercado.
5.
Íntima relación
con la comunidad local. Debido a sus escasos recursos en todos aspectos, sobre
todo la pequeña empresa, se liga a la comunidad local, de la que tiene que
obtener bienes, personal administrativo, mano de obra calificada y no
calificada, materias primas, equipo, etc.
La pequeña empresa ha sido, en multitud de ocasiones,
la que abre el camino por el que muchas personas, incluyendo las de escasos
recursos, llegan a alcanzar una fortuna.
Ante los elevados índices de desempleo que existen
actualmente, la pequeña y mediana empresa cumple la función de generar fuentes
de trabajo en muy diversas formas, además de las ya conocidas. Así, tenemos que
multitud de personas que no son empleables con arreglo a las normas de muchas
empresas, encuentran oportunidad de trabajar en pequeñas y medianas empresas,
ya sea como empleados o estableciendo un pequeño negocio por cuenta propia.
La pequeña y mediana empresa es "estimulante de
la competencia", lo cual es un aspecto muy importante que determina una
continua depuración, por así decirlo, ya que por ella se van eliminando los
elementos que están por debajo de los mejores, de manera que se obtienen más
productos y de mejor calidad, precios más bajos, mayor eficiencia de los
servicios, etc.
La micro, pequeña y mediana empresa están realizando
un accionamiento para impulsar la productividad, un medio básico para
incrementar los niveles de competitividad, crecimiento económico y desarrollo
del país. Es necesario un cambio de cultura adecuado a nuestro actual medio
ambiente nacional e internacional, que comprenda objetivos y valores de los
trabajadores como la concepción misma de la administración.
El papel de la pequeña y mediana empresa en países en
proceso de desarrollo ha sido tema de numerosos estudios durante las últimas
dos décadas. El sector se ha dado comúnmente en llamar pequeña y mediana
empresa.
Algunos gobiernos han avanzado significativamente en
el diseño de una política empresarial que tienda a estimular el crecimiento de
las pequeñas y medianas empresas. El término "empresarial" incluye no
solamente a aquellos que inician una empresa independiente y redituable, sino
también a empresas no lucrativas.
También incluye nuevas instituciones, tanto públicas
como privadas, donde la actividad
"interempresarial" se ha puesto de moda. En
nuestro país para implementar un programa de fomento, nos dice Acosta Montes de
Oca, es de decisiva importancia tener claro de antemano cuáles serán los
objetivos de ese programa de fomento, entre ellos los siguientes:
1.
Elevar el nivel de
vida de empresarios que viven en niveles de subsistencia (salud, vivienda,
alimentación, vestido).
2.
Crear empleo.
3.
Reforzar la
capacidad de competencia y crecimiento de las empresas con mayor rentabilidad y
productividad.
Un programa orientado hacia el objetivo de mejorar el
nivel de subsistencia trabajará de manera exclusiva en el nivel
microempresarial. Este va a cumplir con tarea social urgente sobre todo en las
grandes ciudades.
La micro y pequeña empresa muestran características y
necesidades de apoyo diferentes y que para lograr programas de fomento eficaces
resulta imprescindible considerar tales diferencias.
Es imprescindible que los programas de fomento en lo
futuro se limiten y especialicen en todos los niveles (micro, pequeña y mediana
empresa), esto no excluye que tales programas se complementen.
El proceso de creación de una empresa
Cuando se desea establecer una empresa, surgen dos
alternativas que analizar detalladamente. La primera consiste en definir si
habrá que iniciar una empresa nueva. La segunda consiste en definir si hay que
comprar una empresa ya operando.
La información requerida para tomar la decisión de
iniciar una empresa, o bien, comprar una ya existente y los métodos para captar
tal información, es de alguna manera parte de la administración de una empresa.
Los factores para analizar antes de comprar una
empresa, a fin de efectuar una adquisición prudente, es necesario que el
interesado analice varios factores sobre ella:
Figura 3.
Factores para analizar antes de comprar una empresa.
Fuente:
Elaboración propia. (2024)
Existen dos razones válidas que justifican el
establecer una nueva empresa en donde existen similares. Estas son las
siguientes:
1.
Una expansión real
y permanente del mercado que haga que este no esté siendo cubierto
adecuadamente por las empresas ya existentes.
2.
Una administración
deficiente de las empresas existentes son el resultado de que el mercado no
está cubierto adecuadamente.
El estudio y el análisis de una empresa nueva son
mucho más difíciles y mucho menos precisos que el estudio de la compra de una
empresa existente. La realidad es que no existen estadísticas anteriores de las
operaciones de la empresa, las cuales permitan realizar una evaluación de esta.
La pequeña y mediana empresa produce varios bienes que constituyen una línea de
productos. Con frecuencia, se requiere tomar decisiones respecto a si una línea
de pro- ductos debe mantenerse constante, reducirse o ampliarse.
Todo tipo de empresa tiene la necesidad imperativa de
una buena ubicación. Sea pequeña o
mediana, requiere de una adecuada ubicación. Un negocio bien ubicado,
cualquiera que sea su tipo, tendrá mayor probabilidad de éxito. Es común
observar que el propietario de una empresa no hace un análisis detallado del
lugar donde se ubicará. Está basándose en ciertos factores y en muchas
ocasiones esta decisión es muy superflua. Con frecuencia, estas razones le
parecen al propietario suficientes y no procede a realizar un análisis objetivo
de la ubicación de la empresa.
Por tanto, es necesario hacer un análisis técnico que
garantice una adecuada ubicación, ya que la supervivencia y éxito de una
pequeña o mediana empresa es el resultado de una combinación de factores. El
establecimiento de una empresa depende en gran parte del mercado. Ya sea un
pequeño o mediano comerciante en ventas al menudeo, mayoreo, servicios o
fabricante; la importancia del mercado para el éxito de la empresa jamás puede
subestimarse.
El crecimiento de los mercados en países en proceso de
desarrollo como el nuestro ha sido un factor determinante para el incremento de
oportunidades que tiene el pequeño o mediano empresario para iniciar negocios a
nivel nacional e internacional. La adquisición o renta de un edificio es solo
el primer paso para contar con las facilidades físicas para iniciar una
empresa. Las instalaciones físicas para manejar las operaciones industriales,
comerciales o de servicio incluyen edificios, distribución, equipo, etc. Cada
una de ellas es esencial para la operación de la empresa.
En la fábrica o el comercio también hay necesidad de
máquinas y equipo para manejo de materiales, enseres y herramientas. Las
máquinas de una fábrica pueden ser para propósitos generales o específicos.
Un pequeño empresario debe conservar el costo inicial,
el costo de mantenimiento del equipo, la depreciación permitida, su duración,
el costo de conversión por unidad de producto resultante del uso de su equipo
para propósito general o especial. La empresa no puede ser mejor que las
personas que la componen. En consecuencia, el recurso humano es de
vital importancia para la pequeña
y mediana empresa.
Las empresas requieren de personal a diversos niveles
para que desarrollen las actividades planeadas y lograr los resultados
requeridos. Cada uno de los empleados ayuda con su trabajo en la operación de
la empresa y, en consecuencia, influye en el futuro de esta.
Si el pequeño y mediano empresario no puede compartir
directamente con las grandes empresas en la contratación, deben tomar en cuenta
a los que son capataces pero que están excluidos de la contratación de la
empresa grande. En la pequeña empresa, el propietario debe intentar obtener
individuos para su personal inicial y cuyas capacidades y aptitudes
complementen sus propias habilidades.
Los empleados son un activo valioso. El éxito en las
empresas dependerá en alto grado de la pericia y juicio que se ejerza para
atraer, seleccionar, contratar y capacitar gente adecuada para la empresa de
que se trate. Bien sea que el propietario lo haga personalmente, o que delegue
la responsabilidad en su jefe de personal. Además, se deben determinar las
necesidades financieras y reunir el capital inicial necesario, ya que son los
pasos básicos para iniciar una empresa nueva. Y requieren una atención y un
cuidadoso estudio para asegurar el éxito.
Cuesta dinero promover y organizar una empresa. Un
peligro común en el establecimiento de nuevas empresas es no realizar una
cuidadosa estimación y planeación de las necesidades financieras.
Igual que la investigación previa a la compra de una
empresa existente, el estudio de las potencialidades de una empresa requiere de
inversión de tiempo esfuerzo y dinero. Pero hay que considerar que inversión
aumenta en gran medida las oportunidades de éxito de una nueva empresa.
Una de las actividades más inquietantes y
potencialmente graficante en que puede participar todo tipo de gente es el de
iniciar y operar una empresa propia. En términos de nivel de vida y nivel de
satisfacción es ilimitado lo que se puede lograr a través de una pequeña o
mediana empresa. De manera general, se puede expresas que existen cuatro etapas
en el desarrollo de una empresa:
1.
Etapa preliminar.
2.
Iniciación de la
empresa.
3.
Etapa de
crecimiento.
4.
Etapa de expansión-consolidación.
La empresa ¿cómo administrarla?
La mayor parte de los fracasos de los negocios se
deben a una mala administración, según se desprende de estudio efectuado sobre
este campo; en otras palabras, el propietario carece de la habilidad necesaria
para encontrar las soluciones requeridas, planear, organizar, dirigir y
controlar su empresa. Existen muchas razones para una mala administración:
1.
Falta de
conocimientos sobre cómo operar un negocio en particular
2.
Escasa o nula
experiencia anterior como administrador de un negocio
3.
Experiencia
desbalanceada
4.
Incompetencia
plena y abierta
La habilidad administrativa es el ingrediente
necesario para el éxito en cualquier empresa. Realmente lo que sucede es que
todos los expertos reconocen unánimemente la importancia de los conocimientos y
experiencia administrativa en el manejo de cualquier clase de organismo social.
El papel desempeñado por la administración de empresas
puede analizarse, en primer lugar, en el marco interno de la empresa, donde
representa un recurso económico similar a los factores de producción y también
con la perspectiva del desarrollo económico de un país donde se presenta como
un factor vital del progreso y del crecimiento.
La administración moderna está dividida entre diversos
agentes a los que van a parar atribuciones y funciones especializadas que deben
articularse en un conjunto coherente. Integra, en suma, empresarios y
promotores, organizadores y conductores de hombres, técnicos y especialistas
que ocupan posiciones clave en la empresa y cuya acción se hace sentir en todos
los aspectos de la empresa.
Por sus
recursos humanos, la empresa logra adaptarse a un mercado extenso, cuyas
estructuras y mecanismos son mucho más complicados que los que un mercado
requiere, además de una vasta información sobre las posibilidades de absorción
y un trabajo preciso de análisis y de previsión, una alta calidad de los bienes
y servicios que tienen que suministrar, su adecuación a las especificaciones
requeridas, determinación de costos, de los sistemas eficaces de distribución,
de promoción para crear o desplazar la demanda.
Considerada como un fenómeno social, la administración
se confunde, en realidad, con un grupo determinado de personas que desempeñan
una función económica diferenciada y que son los principales creadores de la
industrialización y del proceso.
En los países en vías de desarrollo, el movimiento
hacia la industrialización es desencadenado y amplificado por ciertos grupos
sociales, que es posible caracterizar en sus rasgos esenciales y deducir a
grandes categorías.
Nos dicen los autores Kerr, Dunlop, Harbison y Myers,
estas categorías designan, de hecho, tipos sociológicos de empresarios
valederos, tanto para los líderes políticos o los altos funcionarios, como para
los jefes de las empresas industriales.
Un primer grupo está representado por las "élites
dinásticas", otro grupo es de la "clase media" y un tercer grupo
es el de los "intelectuales". Por profesionalización es preciso
entender, sobre todo la transformación de la vocación primitiva de empresario
en una carrera en la se entra y cuyas jerarquías se alcanzan según la
competencia real y los metidos personales que se posean. El éxito de toda
empresa depende en gran parte de la efectividad de la administración. Una de
las tareas del administrador consiste en supervisar el trabajo de los empleados
para asegurar el correcto desempeño de sus actividades, mediante la orientación
y dirección requerida.
Es necesario que el gerente de una pequeña empresa, si
es que desea que la empresa cumpla con éxito sus objetivos, desempeñe sus
funciones de manera eficaz; en consecuencia, la comprensión de las funciones
administrativas es esencial para la dirección adecuada de una empresa. A medida
que aumenta el tamaño de la empresa, surge un número de nuevos problemas
administrativos.
Son muchas las definiciones de administración, pero
desde mi punto de vista, una que puede servirnos de punto de partida para
comprender esta disciplina es la del autor Rodríguez Valencia (1993). Según
este autor Rodríguez Valencia (1993)
Es un proceso integral para planear,
organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar una actividad o relación de
trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos, para alcanzar un
fin determinado.
Es importante señalar que muy frecuentemente el
propietario simplemente se apega a una rutina, pero no está administrando su
empresa. Una eficiente administración simplemente es la forma correcta de hacer
las cosas. La administración abarca en realidad dos tipos diferentes de
funciones que son:
1.
Operacional.
Operación diaria de una empresa.
2.
Administrativa.
Función de manejar una empresa de acuerdo con ciertos principios de
administración.
El fenómeno administrativo se extiende a todos los
ámbitos geográficos y por su carácter universal lo encontramos presente en
todas partes. La función administrativa aparece muy vinculada al logro de
objetivos a obtener resultados concretos, lo cual exige un equilibrio que
permita la "efectividad y eficiencia" en el manejo de los recursos
humanos y materiales que garanticen el menor riesgo y esfuerzo. La
administración recurre y combina los factores de la producción, incrementando
la productividad en los distintos sectores de la economía nacional a través de
la utilización de mejores técnicas. Hay que aprovechar al máximo los recursos
de que se dispone.
El proceso administrativo está compuesto de una serie
de fases sucesivas, las cuales constituyen un conjunto y, con base en su
arreglo, una estructura de actividades individuales y colectivas: actividad de
iniciación (innovación y programación); actividad de decisión; actividad de
comunicación; actividad de control. El proceso administrativo viene a ser un
común denominador entre gerentes y sirve para facilitar el estudio de la
administración. Se localiza de manera universal, donde- quiera que los hombres
trabajen juntos para alcanzar objetivos comunes. Todos los administradores
llevan a cabo las mismas funciones sin importar el nivel que ocupan o el tipo
de actividades que realicen cuando actúan con directivos, gerentes, jefes de
departamento, supervisores, etc., todos tienden a lo mismo. Cada uno, en su
capacidad de administrador, debe desempeñar las funciones características de
los administradores. Este es el principio conocido como de universalidad de las
funciones administrativas.
La función de la planeación consiste en influir en el
futuro tomando acc8iones predeterminados y lógicas en el presente. La
planeación es la esencia de una operación efectiva y los planes integrados
cuidadosamente a los objetivos de la empresa, bien valen lo que cuestan en
tiempo y costo. Los pronósticos y la investigación realizada cuidadosamente son
las claves de una planeación correcta y la selección final de un plan
específico, debiendo basarse en criterios que tengan validez en el presente y
en el futuro. Estos criterios están a su vez basados en los conceptos básicos
que fundamentan el proceso de planeación.
La fijación de objetivos es vital en la vida de todo
organismo social; de esto dependerá su éxito, porque los objetivos son la razón
de su existencia. En la práctica, toda una red de objetivos se presenta en la
operación de cualquier organismo social. Lo importante debe ser ordenarlos y
supeditarlos a los fines que marquen la línea básica de resulta- dos esperados
por los directivos de la propia empresa. Toda empresa no importando su
magnitud, deberá contar con política. Es casi imposible delegar autoridad sin
la existencia de políticas, pues ningún subordinado puede adoptar decisiones
sin contar con guías. Es sorprendente encontrar que muchas empresas descuidan
este aspecto fundamental de la administración.
Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo la
acción administrativa. El gerente de una empresa, para poder planear
eficientemente, debe tener sus procedimientos para hacerlo, y las políticas
adecuadas. Las políticas son las limitaciones o posibilidades que se pueden
seguir en la acción administrativa, y, sobre todo, ayudan a mantener estas
acciones dentro de los límites que marcan los planes.
Figura 4.
Las políticas, según los motivos, se pueden dividir en:
Fuente:
elaboración propia. (2024)
La mayor parte de las políticas provienen de la
ejecución de políticas de una empresa. Concluyendo los sistemas, los planes,
las políticas, los reglamentos y los procedimientos son requisitos absolutos de
una empresa, pues cimientan el orden, la uniformidad y la estabilidad. Se deben
establecer procedimientos para asegurar una interpretación consistente de las
políticas. Los procedimientos deben basarse en hechos concretos sobre una
situación en particular y no en suposiciones o deseos. Los pasos de un
procedimiento deben ser sucesivos, complementarios y en conjunto tender a
alcanzar el objetivo deseado, cada paso debe estar justificado, debe llenar una
necesidad precisa y guardar la debida relación con los demás pasos del
procedimiento. Además, un procedimiento debe ser estable y, sin embargo,
flexible.
El programa es un plan que frecuentemente abarca una
gran empresa, aun cuando no todos ellos pueden clasificarse de esta manera. El
término en sí se utiliza en muchas formas distintas, y desgraciadamente, esto
da lugar a confusiones. La formulación de un programa puede incluir objetivos,
normas de actuación, políticas, procedimientos, actividades, pero no
necesariamente tiene que incluirse planes.
Un presupuesto es un plan de importante categoría.
1.
Consiste en datos
arreglados lógicamente y representan las expectaciones razonables para un
periodo dado; para cada segmento de la empresa se forma el objetivo de lo que
se va a alcanzar y, además, todos estos objetivos se coordinan en un plan más
exclusivo.
2.
La creación
inicial de un presupuesto presenta dificultades. Sin embargo, su continuación
es relativamente sencilla, ya que los presupuestos pasados sirven de guía. Pero
el presupuesto, igual que todos los planes, mira hacia delante; nada puede
hacerse respecto al pasado, y lo que se hace al formular un presupuesto es
presentar planes de lo que va a suceder.
3.
La organización es
un proceso encaminado a lograr un fin, el cual fue previamente fijado por la
planeación. De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos
necesarios para alcanzar los resultados deseados.
4.
De igual forma, la
organización ayuda a suministrar los medios para hacer que los re- cursos
humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos
específicos. Organizar trae como consecuencia una estructura que debe
considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de
acuerdo con el modelo determinado por los dirigentes, al cual sugiere orden,
arreglo y relación armónica.
El proceso de administración ha tenido cambios
violentos en los últimos años, tanto las teorías como los diseños de
organización son actualmente diferentes a lo que fueron hace pocos años. Dentro
de una administración es necesario conocer también, los siguientes tres
conceptos, ya que son importantes para lograr una administración efectiva:
1.
La autoridad es el
derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal y el control
sobre las recompensas y castigos.
2.
La obligación
muestra el trabajo asignado a un puesto, y pueden ser menta- les o físicas para
desempeñar una tarea.
3.
La
responsabilidad, se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones. El
subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la
autoridad en los términos de las políticas establecidas.
Las decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo
nivel como sea posible. Así, la alta gerencia no debe tomar decisiones sobre
cuestiones de rutina que pueda manejar bien la supervisión de primera línea. La
delegación consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior
jerárquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno y le da la
autoridad que necesita para desempeñar tales funciones. A medida que las
empresas se hicieron más complejas fue necesario integrar personal con
conocimientos y funciones especializadas. Esto requirió de modificación en los
conceptos sobre la estructura jerárquica, unidad de mando, autoridad y
responsabilidad.
Las estructuras organizacionales son elementos de
autoridad formal, pues se fijan en el derecho que tienen un funcionario por su
nivel jerárquico de exigir el cumplimiento responsable de los deberes a un
colaborar directo o de aceptar el colaborar las dec8isiones que por función o
especialización haya tomado su superior.
La base de la organización la forman el trabajo, el
personal y el puesto. Para proponer una estructura adecuada, se deberán tener
presentes las actividades que se realizarán. Un organigrama presenta en forma
gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una empresa en un
momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se
designan las gráficas en las que se representa la estructura de un organismo
social. Recibe los nombres de cartas de organización, organigramas u organogramas.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
1.
Contenido
(estructurales, funcionales, de integración de puestos)
2.
Ámbito de
aplicación. (generales, específicos)
3.
Presentación.
(vertical, horizontal, mixtos, de bloque, circular)
Un manual de organización complementa con más detalle
la información que bosqueja un organigrama; exponen con detalle la estructura
de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos,
explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad,
los canales de comunicación, coordinación y las actividades de los órganos de
la empresa.
En la fase integración y la acción de integrar, el
proceso administrativo ejecuta o rea- liza todo aquello que se ha planeado y
organizado y si en la planeación determinamos "lo que debe hacerse",
y en la organización quedo establecido "quienes, y dónde deben
realizarlo", la integración o ejecución deberá determinar "en qué
realizarlo".
Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a
los recursos humanos de que dispone. El elemento humano es decisivo en todas
las fases de operación de cualquier organismo. En las etapas de nacimiento o
formación, en las de crecimiento o expansión y en las de consolidación y
desarrollo. Los recursos humanos son, por su naturaleza, los más complejos en
su administración. Planear los recursos humanos en términos de ingresos y
costos requiere del uso de una "función de respuesta del personal".
Cualquier organismo requiere naturalmente de personas
que la haga funcionar, de manera que necesita obtenerlas. Esto no solo es lo
primero en teoría, sino que constituye uno de los pasos más críticos en el
desarrollo y consolidación de una empresa. El abastecimiento de personas
calificadas determina el éxito en la gestión de la misma manera, y con más o
menos la misma precisión, que el abastecimiento de dinero o materiales.
El establecimiento de una política en materia de
ascensos es un punto crucial de la administración de recursos humanos, tanto
para la empresa como para cada una de las personas que la integran. Para la
primera, porque le puede proporcionar una dotación ininterrumpida de personas
más preparadas para los puestos de nivel
superior o medio, y para los
empleados, porque les puede
significar un poderoso estímulo para progresar dependiendo de su
actuación.
La capacitación es uno de los instrumentos más
importantes con que se cuenta para transformar un organismo social. La
capacitación es vital en todos los niveles de un organismo, y tiene como
propósito fundamental, mejorar el rendimiento actual y futuro de la fuerza de
trabajo, mediante la superación de los conocimientos básicos, el
perfeccionamiento de las habilidades específicas y la inducción y adecuación de
las actitudes de las personas.
Al igual que las empresas grandes, las pequeñas
empresas, deben contar con un programa formal de sueldos y salarios. El
programa debe enfocarse a las necesidades de la empresa y toda persona
interesada debe comprender sus responsabilidades dentro de él. La
administración de sueldo y salarios es un programa o método de administración
de remuneraciones para determinar el monto de sueldos y salarios justos para
los servicios del empleado.
Figura 5.
Programa de sueldos y salarios concurre en tres etapas.
Fuente:
elaboración propia. (2024)
Es importante señalar que la relación de trabajo se
inicia con una forma jurídica que constituye el contrato, ya sea individual o
colectivo, pero además existen otros tipos de normas legales que exigen un
conocimiento básico para su manejo.
El contrato de trabajo puede ser de duración
indefinida, o limitarse a un tiempo o a una obra determinada. Las prestaciones
y servicios a los trabajadores no se pueden considerar separadamente de la
función de personal, pues no son una dádiva, sino que se derivan de la relación
laboral. La necesidad y conveniencia de que el trabajo se ejecute en una forma
segura, con- tribuye a definir mejor las actividades, capacitar al personal,
adaptar cambios en la tecnología, eliminar riesgos, etc. La administración financiera
consiste en obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo,
recursos financieros para cada unidad orgánica de la empresa que se trate, con
el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las
operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o
servicios.
La administración de recursos materiales consiste en
obtener oportunamente, en el lu- gar preciso, en las mejores condiciones de
costo, y en la cantidad y calidad requeridas, los bienes y servicios para cada
unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se
ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.
El dirigir gente en los organismos sociales es vital
para la buena administración. La dirección es una de las herramientas más
efectivas de la ejecución, ya que pone en acción la voluntad de hacer algo. Una
adecuada dirección ayuda a solucionar estas tareas y proporciona un cojín para
absorber el impacto de las dificultades que acusan las actividades
administrativas. La autoridad y responsabilidad son dos conceptos que deben ir
inevitablemente unidos y que se concretan en el siguiente principio. “la autoridad
lleva consigo la correspondiente responsabilidad. No se puede exigir
responsabilidad a quien no tenga suficiente autoridad para llevar a cabo lo que
se le exige”.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a percatarse de su complejidad. Primeramente, está tratando con gente, pero no en una base totalmente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por tanto, es parte del problema. Por tanto, para encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador debe pensar en términos de resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.
El proceso de dirección se refiere a la manera por
medio de la cual se ejecuta un propósito.
Figura 6.
Proceso de dirección: comprende tres fases básicas.
Fuente:
elaboración propia. (2024)
El control es la última de las variables del proceso
administrativo. No por presentase hasta el final es el menos importante. Una
vez hechos los planes, diseñada la organización, integrados los recursos,
constituida la directiva y con información fluyendo, es cuando el proceso de
control se vuelve importante. Básicamente es el proceso que se encarga de
eliminar el caos y da congruencia a la empresa, con el propósito de que pueda
alcanzar sus objetivos. El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la "eficiencia
y la eficacia", esto se obtiene mediante:
1.
Conseguir los
objetivos en los plazos indicados
2.
Lograr los
objetivos con economía de medios
Básicamente, el proceso del control es el que se
encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa, a fin de que pueda
alcanzar sus objetivos es esencial para una buena administración. Es importante
señalar que las normas generalmente reflejan los objetivos de planear una
empresa y de sus unidades administrativas internas. Estas normas pueden ser
tangibles y fácilmente cuantificables o intangibles y difíciles de cuantificar.
Las Funciones Operacionales
La
administración abarca en realidad dos tipos diferentes de actividades: la
administrativa y la operacional, que abarca la operación diaria de una empresa
y comprende funciones de compras, promoción, publicidad, control de
inventarios, crédito y cobranzas, registro de transacciones, relaciones con los
empleados, entre otros.
Las funciones administrativas junto con las
operacionales son los elementos que el administrador no puede evitar sin
menoscabo del mérito al título de director, gerente o jefe administrativo.
Una de las fases principales en el desarrollo de una
empresa, es la "comercialización", la cual representa el factor clave
para colocar los productos en el mercado de consumo y de esta forma obtener
utilidades y, además, satisfacer las necesidades de los consumidores. Esta a su
vez, se divide en cuatro partes que son:
Figura 7.
Fases principales en el desarrollo de una empresa
Fuente: elaboración propia. (2024)
La función de producción o técnica comprende todo el
proceso productivo que se realiza en la empresa, desde que entran los insumos
(los primeros materiales, los mate- riales auxiliares, la maquinaria, las
herramientas, el personal) hasta que, mediante la conversión adecuada de todos
ellos, se obtiene un producto apto para ser consumido.
Al mercado no lo crea la naturaleza, sino que es
creación de la actividad económica. Por tanto, el hombre de empresa requiere
forjarse un espíritu de innovación para influir tanto en el mercado como en las
transformaciones internas de la empresa, con base en los requerimientos y
necesidades del ámbito económico y social del país. Es muy importante tanto
para la empresa privada como para la pública conocer sobre los clientes, su
localización, sus necesidades y deseos, dónde y cómo compran, en qué cantidad y
cuánto pagan.
La función productiva es un problema de equilibrio de
costos. La "eficiencia" de la producción es un término relativo que
depende del grado de eficiencia de nuestro empleo de los recursos disponibles
para una unidad dada de producto. Un sistema de producción eficiente dentro de
una economía subdesarrollada será, entonces, el que emplee mucha mano de obra y
poco capital para obtener un costo mínimo de capital, mano de obra y materia
prima por unidad producto.
El sistema de producción optimiza, convenientemente,
los bienes y servicios para gene- rar utilidades, las que a su vez fluyen
retornando y así comienza otra vez el ciclo. Una empresa puede producir bienes
tangibles o intangibles, por tanto, al fabricar un refrigerador, una empresa
tendrá como objetivo la producción de bienes tangibles. Por el contrario, si un
despacho de consultores proporciona servicios, su objetivo estará encaminado a
la generación de bienes intangibles. Concluyendo: la característica de la
función física de producción es la generación de cosas (bienes y servicios).
Si la función principal de una empresa es la
fabricación, su actividad más importante consiste en sujetar los
abastecimientos y las corrientes materiales a las operaciones de mano de obra y
de las máquinas. Cuando por otra parte, la función básica es prestar servicios,
la actividad principal consistirá en programar y administrar la mano de obra y,
de ser necesario, también el equipo y los materiales. Las finanzas constituyen
una función operacional de gran importancia para gran cantidad de actividades
administrativas.
La administración financiera está ligada con la
operación de lograr y mantener liquidez y las ganancias de una empresa. La administración de personal constituye uno de los
campos más importantes de la administración moderna. El objetivo de la
administración de personal es regular de manera justa y científica las
diferentes fases de las relaciones de trabajo en una organización, para
promover al máximo el mejoramiento de sus servicios y bienes de producción.
La ejecución de un sistema de administración de
personal requiere del establecimiento dentro de la estructura orgánica de la
empresa de unidades administrativas, cuyos titulares posean la debida
preparación técnica para dirigir todas las fases del sistema.
De manera resumida, a la administración de personal le
interesa conseguir y conservar un equipo humano de trabajo. Dice el autor Terry:
Conseguir, seleccionar y colocar el
personal apropiado en los puestos adecuados es una gran tarea; pero
estimularlos y mantenerlos activos y satisfechos, es tal vez más difícil. La
esencia del trabajo de la administración de personal en el amplio concepto de
un programa para el personal.
Una buena administración de personal debe aplicar los
controles necesarios para evaluar cómo está operando esta función. En época actual, es muy necesario poseer una clara
comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que
permitía adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere.
Una parte importante del éxito de cualquier
organización (pública o privada), para que opere bien, dependerá básicamente de
las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan una
adecuada administración, en virtud de que las compras son medios trascendentes
para la existencia de las empresas.
Toda empresa tiene un departamento de compras,
responsable de adquirir insumos (materia prima, partes, herramientas, artículos
de oficina y equipo), indispensables para la producción de "bienes o
servicios", poniendo mucha atención para conseguirlos. Generalmente se
acostumbra a clasificar las compras en dos grandes grupos:
1.
Bienes (materias
primas, mercancías y suministros).
2.
Servicios
(personales o profesionales, financieros y transporte)
La acción de organizar implica dar a las partes de un
todo, la estructuración necesaria para que pueda funcionar. Para lograr una
adecuada organización del departamento de compras, se deben considerar los
aspectos siguientes:
Figura 8.
Adecuada organización del departamento de compras.
Fuente:
elaboración propia. (2024)
En una pequeña empresa, aunque el volumen de compras e
mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal manera que tal
función recaiga en una sola persona y con un auxiliar para apoyarlo en trabajos
complementarios.
Toda función administrativa implica papeleo. El
propósito de este trabajo es el de proporcionar información necesaria para que
la empresa cumpla con su misión. La información puede referirse a costos,
compras, pedidos, sueldos y salarios, reportes, etc. La planeación en la
administración de oficinas incluye consideraciones para los tipos de
información que se utilizarán, el formato que se va a usar, a quién va dirigida
la información, los medios para recabar datos, las máquinas y equipo de oficina
a emplear.
Cuando se habla de trabajo de oficina no se debe
entender la expresión en sentido peyorativo o restrictivo, sino hay que
aceptarla en su significado más amplio. Podemos afirmar que las comunicaciones
constituyen el sistema nervioso de la actividad organizacional. Un adecuado
sistema de comunicación es condición básica para el funcionamiento eficaz de la
empresa, y constituye al mismo tiempo una disposición en la que se basa el
trabajo.
La administración en pequeñas
empresas comerciales y de servicios y su perspectiva
Otras fuentes que rinden información potencialmente
valiosa acerca de los productos que los clientes desean son las siguientes:
Figura 9.
Administración en pequeñas empresas comerciales y de servicios y su
perspectiva
Fuente:
elaboración propia. (2024)
Actualmente los negocios a gran escala han disminuido
el mercado del negocio pequeño. Sin embargo, para mantener la supremacía y
prosperar en este campo, el negocio en pequeño debe aprovechar sus ventajas
naturales y administrar sus operaciones con efectividad. En la fase de
planeación, hay que establecer objetivos generales para el negocio, tomando en
cuenta las características de una imagen de este.
El giro del negocio, es decir, el tipo de mercancía
que vende es un elemento importante para crear esa imagen. Las políticas de
ventas se determinan en esta fase de planeación, sobre todo en la determinación
de un método de ventas que sea un útil y adecuado servicio para los clientes y
que la imagen del negocio se proyecte claramente. Aparentemente todos los
negocios minoristas deben llevar las mismas actividades, sin embargo, hay
diferencias esenciales entre los negocios. Una de estas es el grado de especialización
del trabajo.
Un negocio minorista debe conocer, exactamente lo que
desean los clientes y decidir qué tipo de existencias debe tener. Esto se lleva
a cabo mediante una actividad administrativa denominada "control de
inventarios".
En todo negocio de menudeo, satisfacer las necesidades
y deseos de los clientes es de gran importancia. El cliente frecuentemente está
en contacto con las instalaciones físicas y con el personal; por lo tanto, las
"relaciones" con el cliente son un aspecto de vital importancia para
cualquier tipo de negocio.
Asimismo, los propietarios deben ser sensibles al
tratar con los futuros clientes y los exclientes. El autoservicio se aplica
principalmente en la venta de artículos básicos (abarrotes, ropa, enseres
menores, etc.). Para el negocio pequeño hay ciertas ventajas tales como:
reducción de personal y como consecuencia de salarios, reducción de espacio,
conversión de mostradores con el frente abierto, etc.
Gran cantidad de empresas recaen dentro de la
clasificación de servicios y también son parte importante en el desarrollo
económico del país. El sector de pequeñas empresas de servicio ha tenido un
rápido crecimiento tanto en términos absolutos como en la parte de generación
de empleo.
Una de las características de las empresas de servicio
es la de pluralidad en su gran variedad. Entre las de mayor importancia y más
representativas enumeramos las siguientes:
1.
Hoteles
2.
Hospitales y
Sanatorios
3.
Despachos
profesionales
4.
Salas de cine
5.
Distribuidoras de
gas
6.
Radiodifusoras
7.
Servicios
recreativos
8.
Restaurantes
9.
Constructoras
10. Servicios de reparación diversos
11. Servicios recreativos
Los problemas operativos con que se enfrentan las
empresas de servicio son en funciones de planeación, programación y
organización del trabajo. La característica más consistente en las empresas de
servicios es la baja calidad de la administración. Un factor que genera en gran
parte esta deficiencia en la habilidad de administrar es la inexperiencia y la
falta de capacitación del empresario. Dentro de las actividades administrativas
encontramos:
a.
Actividades de
planeación. Su objetivo principal es la prestación de un servicio a los
clientes.
b.
Servicio rápido y
eficiente. Un cliente juzga a una empresa de servicio por la calidad y rapidez
de su servicio. La empresa que proporciona un servicio razonablemente rápido y
adecuado es la que prospera y crece.
c.
Necesidad de
clientes permanentes. La empresa de servicio prospera en la medida en que
satisface a sus clientes.
d.
Relación con el
cliente. Muchas personas desarrollan grandes preferencias que deben ser
reconocidas por la empresa de servicios.
e.
Actividades de
organización. La organización une a los individuos en tareas interrelacionadas.
f.
Ubicación e
instalaciones. La ubicación es de vital importancia desde el punto de vista del
cliente.
g.
Actividades de
dirección. La dirección pone en acción la voluntad de hacer algo.
h.
La venta personal.
Los distintos tipos de establecimientos de servicio varían mu- cho en el grado
de utilización de la venta personal.
i.
La publicidad. Las
empresas de servicio difieren mucho de la regularidad, medio y tipo de
publicidad que utilizan.
j.
Línea de crédito
limitada. Incluyen las cantidades relativamente pequeñas implica- das y la
naturaleza intangible del servicio.
k.
Actividades de
control. Mediante el control, el administrador debe verificar que los recursos
de la empresa son utilizados en la cantidad precisa, para conseguir el
cumplimiento de los objetivos generales.
l.
Control de compras
y de inventario. En su gran mayoría las empresas de servicio limitan sus
compras a materiales de consumo necesario para la ejecución del ser- vicio.
m.
Control de flujo
de trabajo. Llevar a cabo la programación del trabajo es vital para cualquier
empresa de servicio.
Una empresa de servicios no debe eliminar las
posibilidades para mejorar el flujo de trabajo y desarrollo general,
relacionado con el uso de sistemas y procedimientos administrativos.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Ramón Fernández,
M. (s. f.). Administración de pequeñas y
medianas empresas. [Página web]. Recuperado de
http://www.monografias.com/trabajos31/administracion-pymes/
administracion-pymes.shtml.
Rodríguez Valencia, J (1993). Cómo Administrar Pequeñas y Medianas Empresas. México, D.F: Editorial ECASA