Abstract. This research evaluates the effectiveness of Wave Accounting as a free tool for accounting and tax management among Costa Rican entrepreneurs. Using a mixed-methods approach, surveys and interviews were conducted to assess its usability, features, and technical support. The results show that Wave offers advantages such as accessibility and simplicity, but also reveals limitations in customization and advanced support. It was compared to other free and paid platforms, highlighting its strengths and weaknesses. The study concludes that Wave can be a useful option for startups, provided that the specific needs of the business are carefully considered.

Keyword. Wave Accounting, free accounting software, entrepreneurship in Costa Rica, digital tax management, digital tools for SMEs.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, los emprendedores enfrentan múltiples desafíos para gestionar adecuadamente sus finanzas, especialmente en etapas iniciales donde los recursos son limitados y el acceso a asesoría contable profesional es escaso. La contabilidad y el cumplimiento tributario representan aspectos fundamentales para la sostenibilidad de cualquier negocio, pero muchas veces son abordados de forma empírica o postergados por falta de conocimiento técnico o herramientas adecuadas.

En este contexto, han surgido diversas soluciones tecnológicas que buscan facilitar la gestión contable. Entre ellas destaca Wave Accounting, una plataforma gratuita en línea diseñada para pequeñas empresas y emprendedores. Esta herramienta ha ganado popularidad por su facilidad de uso, funciones esenciales como facturación, registro de ingresos y gastos, y su disponibilidad sin costo. Sin embargo, su creciente adopción plantea una interrogante relevante desde la perspectiva académica y profesional:

¿Realmente Wave Accounting cumple con los requerimientos contables y tributarios necesarios para emprendedores, especialmente en el contexto costarricense?

Diversos estudios internacionales y nacionales han abordado el uso de software contable gratuito en pequeñas empresas (Martínez & Fernández, 2021; Sánchez & Castro, 2022), destacando tanto sus beneficios en términos de accesibilidad y organización financiera, como sus limitaciones relacionadas con la personalización, el soporte técnico y el cumplimiento normativo. Estas investigaciones coinciden en la necesidad de evaluar críticamente estas herramientas antes de su adopción.

El presente artículo tiene como objetivo principal evaluar la efectividad de Wave Accounting como una herramienta gratuita para la gestión contable y tributaria de emprendedores en Costa Rica. A través de una metodología mixta que incluye encuestas y entrevistas, se analizan sus funcionalidades, facilidad de uso y nivel de soporte. Además, se compara con otras soluciones del mercado con el fin de identificar sus fortalezas y debilidades en un entorno real de uso. Con ello, se espera ofrecer un análisis riguroso que permita a los emprendedores tomar decisiones informadas sobre el uso de tecnologías contables en sus negocios.

MATERIALES Y MÉTODOS

La presente investigación se desarrolló bajo un enfoque mixto, combinando metodologías cuantitativas y cualitativas. Esta estrategia permitió obtener una visión integral de la experiencia de uso del software Wave Accounting por parte de emprendedores costarricenses, evaluando tanto aspectos objetivos como percepciones subjetivas.

El estudio se clasificó como descriptivo, ya que se centró en observar, describir y analizar las funcionalidades, el nivel de satisfacción y la utilidad percibida de la herramienta contable en el entorno real de uso. No se buscó establecer relaciones causales, sino caracterizar y documentar la experiencia de los usuarios con la plataforma.

La población objetivo estuvo compuesta por emprendedores activos en Costa Rica que han utilizado o utilizan actualmente Wave Accounting. La muestra fue no probabilística por conveniencia, y estuvo conformada por 5 emprendedores de distintos sectores (comercio, servicios, tecnología, salud, entre otros), seleccionados por su disposición a participar y experiencia previa con el software.

Para la recolección de datos se emplearon tres instrumentos principales:

Encuestas digitales estructuradas, con preguntas cerradas y abiertas, distribuidas mediante formularios en línea. Estas permitieron recopilar información sobre el uso del software, la satisfacción con sus funcionalidades y los retos enfrentados.

Entrevistas semiestructuradas, realizadas a una muestra representativa de los encuestados, con el fin de profundizar en las percepciones, expectativas y experiencias personales con Wave Accounting. Observación directa del uso de la herramienta en un entorno simulado por parte del investigador, permitiendo registrar fortalezas, debilidades y nivel de usabilidad de la plataforma.

Procedimiento

La investigación se llevó a cabo en cuatro fases:

a) Diseño de los instrumentos de recolección de datos con base en los objetivos del estudio.

b) Validación de contenido de los instrumentos y metodología.

c) Aplicación de encuestas y entrevistas a los participantes.

d) Análisis e interpretación de los datos, integrando los resultados cuantitativos y cualitativos.

Consideraciones éticas

Se garantizó el consentimiento informado de todos los participantes, asegurando la confidencialidad y el uso exclusivo de la información para fines académicos. La participación fue voluntaria, y no se ofrecieron incentivos económicos. El estudio fue aprobado por la coordinación académica de la carrera respectiva.

RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN

La información obtenida a través de encuestas y entrevistas realizadas a cinco emprendedores costarricenses permitió identificar patrones comunes respecto al uso de la plataforma Wave Accounting, tal como se muestra en la Figura 1. Cuatro de los cinco participantes señalaron que la herramienta fue fácil de utilizar desde el inicio, atribuyendo esta experiencia positiva a su diseño intuitivo y a la automatización de tareas básicas como la facturación, el registro de ingresos y egresos, y la generación de reportes financieros.

Todos los emprendedores utilizaron al menos dos de estas funcionalidades de forma regular, siendo las más destacadas la facturación electrónica, el registro de movimientos contables y la visualización de reportes financieros.

No obstante, tres participantes coincidieron en que el idioma inglés de la plataforma representó una barrera, y la falta de soporte técnico en español limitó su experiencia. Además, dos de ellos mencionaron que Wave resulta poco flexible para negocios con necesidades más complejas, como operaciones en múltiples monedas o con varios usuarios.

A pesar de estas limitaciones, cuatro emprendedores afirmaron que Wave les permitió mejorar el orden financiero de sus negocios y cumplir de forma más organizada con sus obligaciones tributarias. Finalmente, la mayoría expresó que recomendaría esta herramienta a otros emprendedores, especialmente a quienes se encuentran en etapas iniciales y no disponen de presupuesto para software contable de pago.

Figura 1. Resultados individuales de los emprendedores sobre Wave Accountig.

Fuente: Elaboración propia (2025)

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS)

Los resultados obtenidos permiten valorar críticamente el cumplimiento del objetivo central de esta investigación: evaluar la efectividad de Wave Accounting como herramienta gratuita para la gestión contable y tributaria de emprendedores costarricenses. Los hallazgos apuntan a que, en contextos de emprendimiento incipiente y con limitaciones presupuestarias, Wave logra ofrecer una solución funcional, accesible y amigable.

Tal como se planteó en la introducción, muchos emprendedores no cuentan con formación contable ni recursos para contratar asesoría especializada. En ese sentido, la experiencia de los participantes reafirma que Wave contribuye a mejorar la organización financiera y el cumplimiento tributario, aspectos fundamentales para la sostenibilidad de los negocios en sus primeras etapas.

Sin embargo, también se evidenciaron limitaciones que coinciden con estudios internacionales como los de Martínez & Fernández (2021) y García & Ruiz (2020), quienes señalaron debilidades similares en cuanto a la falta de personalización, el idioma, y el soporte técnico limitado. Estas barreras podrían dificultar la adopción del software en emprendimientos con estructuras más complejas o en proceso de expansión.

En el contexto costarricense, los hallazgos están alineados con lo señalado por Sánchez & Castro (2022), quienes destacaron la necesidad de herramientas accesibles, pero también adaptadas a la normativa fiscal local y en idioma español. Si bien Wave ofrece funcionalidades clave como facturación y reportes básicos, no siempre cumple con los requisitos específicos de Hacienda en Costa Rica, lo cual obliga a los usuarios a buscar

En resumen, la discusión de los resultados confirma que Wave Accounting es una opción válida para emprendedores que requieren una herramienta sencilla, de bajo costo y fácil implementación. No obstante, su efectividad depende de variables como el tipo de negocio, el volumen de operaciones y el nivel de conocimientos contables del usuario. El análisis también sugiere que su adopción debe ir acompañada de una evaluación crítica por parte del emprendedor, considerando las exigencias fiscales del país y el crecimiento proyectado del negocio.

CONCLUSIONES

La presente investigación permitió valorar de manera objetiva la utilidad de Wave Accounting como herramienta gratuita para la gestión contable y tributaria en emprendimientos costarricenses. Con base en los resultados obtenidos, se concluye que esta plataforma representa una opción viable para emprendedores que están dando sus primeros pasos, gracias a su facilidad de uso, disponibilidad en línea y funcionalidad básica.

No obstante, su efectividad está condicionada por el tipo y complejidad del negocio, así como por el nivel de conocimientos contables del usuario. Las limitaciones señaladas por los participantes, como el idioma, la escasa personalización y la falta de soporte técnico en español, reflejan la necesidad de complementar su uso con asesoría profesional, especialmente para el cumplimiento de la normativa tributaria nacional.

Desde una perspectiva más amplia, esta investigación aporta a la comprensión de cómo las herramientas digitales pueden apoyar la formalización y organización de los pequeños negocios. También pone en evidencia la brecha que aún existe entre la oferta de soluciones tecnológicas globales y las realidades específicas de los emprendedores locales.

Como proyección futura, se sugiere realizar estudios con muestras más amplias y diversos sectores económicos, así como explorar el impacto del uso de Wave en la toma de decisiones financieras a mediano plazo. Además, sería valioso investigar cómo la capacitación en el uso de este tipo de software incide en la sostenibilidad de los emprendimientos.

AGRADECIMIENTOS

Se agradece a los cinco emprendedores costarricenses que participaron voluntariamente en esta investigación, por compartir sus experiencias y tiempo de manera generosa. Asimismo, se reconoce el acompañamiento metodológico brindado por el cuerpo docente de la Universidad San Marcos, cuya orientación fue clave para el desarrollo del estudio.

CITAS Y REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

García Torres, P., & Ruiz Salazar, A. (2020). Análisis comparativo de software contable: Wave Accounting vs. otras alternativas gratuitas. Universidad del Valle, Colombia.

Martínez López, R., & Fernández Díaz, S. (2021). El uso de software contable gratuito en la gestión de pequeñas empresas: Un estudio de caso en emprendedores de Bogotá [Tesis de pregrado]. Universidad de La Salle, Colombia.

Sánchez Rodríguez, M., & Castro Mena, J. (2022). La adopción de herramientas contables digitales en emprendedores costarricenses: Un análisis del impacto en la gestión financiera [Tesis de licenciatura]. Universidad Técnica Nacional, Costa Rica.